Organisation – Teil 3: Werkzeuge

Ein kur­zer Blick auf mei­nen übli­chen Archiv-Arbeits­be­reich. Alles, was du für ein prak­ti­sches Archiv brauchst, fin­dest du hier.

Jetzt wer­den wir zwei Tools bespre­chen, die für den Auf­bau unse­res Archivs nütz­lich sind. Es sind nur wenige und sie kön­nen sich von denen unter­schei­den, die du bereits ver­wen­dest. Auch hier han­delt es sich um sehr wenige und ein­fa­che Kategorien:

Com­pu­ter
Noti­zen machen
Speicherung
Übung

Fast jeder hat ein Smart­phone, Tablet, Lap­top oder einen ande­ren Com­pu­ter. Das Spei­chern ist ein­fach, und die Kapa­zi­tät und die Mög­lich­kei­ten sind fast end­los. Ein Grund dafür, dass die meis­ten von uns mehr Dinge auf ihren Gerä­ten haben, als wir jemals brau­chen. Viel­leicht ist es die Gier, all diese Infor­ma­tio­nen und „wert­vol­len“ PDFs, DVDs usw. zu besit­zen. Diese Gier ist ein Hin­der­nis, und mit all dem Zeug kommt Ver­wir­rung und Unordnung.

Man­che mögen sagen: „Ja, aber viel­leicht brau­che ich es“. Viel­leicht brauchst du es, aber nicht in die­ser Phase des Auf­baus des Archivs. Was wir jetzt brau­chen, ist eine leere Leinwand.

Ich habe Magier getrof­fen, die zu Hause einen NAS-Ser­ver haben, und sie haben mir gezeigt, wie sie von über­all dar­auf zugrei­fen kön­nen (tat­säch­lich haben sie mir das wäh­rend einer Pause in einer Vor­le­sung gezeigt). Sie waren stolz dar­auf, dass sie auf alle ISOs und PDFs zugrei­fen konn­ten. Aber wozu? Ist es wich­tig, jeder­zeit Zugriff auf all das zu haben? Ich glaube nicht.

Was wir brau­chen, ist ein sehr ein­fa­ches digi­ta­les Spei­cher­sys­tem für unser Archiv. Ich benutze ein altes 13″ Mac­Book. Mein gesam­tes Archiv und Arbeits­ma­te­rial befin­det sich dar­auf. All die Magie und die Ideen, die für mich rele­vant sind. Ein Ort, ein Gerät. Ich sichere es in der Cloud und auf einer exter­nen Fest­platte. Aber das Gerät, mit dem ich jeden Tag arbeite, ist die­ses ein­fa­che alte Notebook.

Ich habe es auf­ge­rüs­tet und eine 500 GB SSD-Fest­platte und 8 GB RAM ein­ge­baut. Das ist genug Geschwin­dig­keit und Leis­tung, um die Arbeit zu erle­di­gen. Aber auch ein klei­ne­res Net­book wäre her­vor­ra­gend geeig­net, vor­aus­ge­setzt, du kannst es mit einer Art Spei­cher­ge­rät ver­bin­den, um die Daten gemein­sam zu nutzen.

Es geht darum, ein sepa­ra­tes Gerät für die Archi­vie­rung zu haben, das nichts mit dei­nen nor­ma­len Com­pu­ter­pe­ri­phe­rie­ge­rä­ten zu tun hat. Die Idee ist, Zeit zu spa­ren, indem du nicht von den Funk­tio­nen des Haupt­com­pu­ters abge­lenkt wirst: Inter­net, soziale Medien, Filme usw.

Er sollte klein und hand­lich, ein­fach zu ver­ste­hen und zu bedie­nen und (am wich­tigs­ten) frei von Ablen­kun­gen sein. Und er sollte klein und trag­bar sein und trotz­dem eine rich­tige Tas­ta­tur zum Tip­pen haben. Wenn ich ein Buch lese oder an etwas arbeite, habe ich es neben mir lie­gen, um Noti­zen zu machen oder Ideen zu notie­ren. Wenn ich reise, habe ich es immer dabei. Sie sollte also klein und leicht sein, aber trotz­dem wie eine gute Schreib­ma­schine funktionieren.

Das andere Argu­ment für ein zusätz­li­ches Gerät ist, dass ich den Über­blick über das Archiv behalte. Ich weiß, dass alle meine magi­schen Dinge auf dem Gerät sind und ich weiß, wo sie sich auf dem Gerät befin­den. Das Ziel ist es, keine ande­ren magi­schen Rou­ti­nen, PDFs oder was auch immer auf einem ande­ren Gerät zu haben. So ist mein Archiv sau­ber, durch­such­bar und effi­zi­ent zu hand­ha­ben. Ich ver­liere keine Zeit mit der Suche nach Din­gen. Es ist alles an einem Ort.

Software

Ich ver­wende nicht allzu viel Soft­ware für mein Archiv. Das Wich­tigste ist die Soft­ware, mit der ich meine Noti­zen mache. Ich habe fest­ge­stellt, dass Simp­len­ote per­fekt für mich ist. Es ist (wie der Name schon sagt) in jeder Hin­sicht sehr ein­fach: Die Ober­flä­che ist schlicht, der Text ist ohne aus­ge­fal­le­nes Sty­ling und zusätz­li­che Funk­tio­nen, es hat eine Voll­text­in­di­zie­rung und ich kann die Noti­zen mit Tags versehen.

Einer der Haupt­vor­teile ist, dass es schnell geht. Das Erstel­len einer neuen Notiz ist nur ein Klick und das war’s. Gib dei­nen Inhalt ein und ver­giss den Rest. In dem Moment, in dem du ihn ein­gibst, wird er gespei­chert. Es ist ein Arbeits­tier, das für die reale Welt ent­wi­ckelt wurde.

Ich kann den Inhalt in der Cloud spei­chern (obwohl er auch lokal gespei­chert wird), was bedeu­tet, dass ich vor Daten­ver­lust geschützt bin. Simp­len­ote ist kos­ten­los und eine per­fekte, unkom­pli­zierte Wahl. Geh auf die Web­site und über­zeuge dich selbst. Simp­len­ote ist Freeware.

Da meine eBook-Samm­lung im Laufe der Jahre gewach­sen ist, habe ich Devon­Think gekauft, eine sehr pro­fes­sio­nelle Lösung. Aber das brauchst du nicht, um los­zu­le­gen. Für den Anfang reicht es aus, wenn du deine PDFs in dei­nem Datei­sys­tem ablegst (mehr dazu in einem spä­te­ren Beitrag).

Eine Sache, die du brauchst, ist ein gutes Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm. Ich benutze nicht Word, son­dern die Free­ware-Alter­na­tive Libre­Of­fice. Sie eig­net sich für fast alle Auf­ga­ben. Es ist schnell, viel­sei­tig und ver­bin­det dich mit der Word-Welt. Aber ich benutze es nicht allzu oft.

Für das Schrei­ben mei­ner Skripte ver­wende ich seit Jah­ren die Soft­ware CeltX. Sie ist sehr nütz­lich. Ich kann alle Skripte wäh­rend des Schrei­bens for­ma­tie­ren, muss beim Schrei­ben nicht nach­den­ken und es gibt viele andere nütz­li­che Funk­tio­nen (wie Noti­zen, Kar­tei­kar­ten), die das Schrei­ben eines Thea­ter­stücks oder Skripts zum Kin­der­spiel machen.

Seit es die Spra­che Mark­down gibt, ver­wende ich After­wri­ting (du fin­dest es unter www.afterwriting.com). Es ist Open Source, sehr ein­fach zu bedie­nen und hat für mich die CeltX-Soft­ware ersetzt.

Und du brauchst einen PDF-Rea­der, z. B. den Acro­bat Rea­der, um auf die PDFs zuzu­grei­fen. Ich habe die Anfor­de­run­gen auf ein abso­lu­tes Mini­mum beschränkt. Die meis­ten moder­nen Note­books und Betriebs­sys­teme wie LINUX haben alles, was ich für mein Archiv brau­che, bereits an Bord.

Ich benutze mei­nen klei­nen Archiv­com­pu­ter nur für

• das Spei­chern von digi­ta­len Publi­ka­tio­nen (PDF, eBooks, DVD, Audio)
• Noti­zen machen
• das Schrei­ben von Skripten
• die Inven­tar­liste
• einige Recher­chen

Ich habe keine aus­ge­fal­lene Soft­ware instal­liert. Nur das Nötigste, um nicht von den Haupt­auf­ga­ben in mei­nem Archiv abzulenken.

Hol dir also das alte Notiz­buch von dei­nen Kin­dern zurück (das, das du ihnen gege­ben hast, weil es „so gut“ war und für sie aus­reichte). Es ist mehr als aus­rei­chend für deine Archivierungsaufgabe.

Damit du nicht in Ver­su­chung gerätst, löschst du alles auf dem Notiz­buch, was nichts mit dem Archiv zu tun hat. Du willst mit einem lee­ren und jung­fräu­li­chen Spei­cher­platz für dein Archiv beginnen.

Aber denk daran, dass der Com­pu­ter nicht der wich­tigste Teil des Archivs ist. Aber ein nütz­li­cher und zeitsparender.